贺州学院档案馆成立于2024年1月，其前身是1994年成立、在校长办公室下设的综合档案室。学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的机构。其主要职责是负责学校综合档案的管理，组织开展校史研究、校志编纂等工作。

档案馆用房总面积1058平方米，其中库房面积545平方米。档案馆在符合“三室分开”和“三铁八防”建设要求的基础上，积极提升信息化管理水平，建立了智慧档案管理平台，安装有库房安全检测系统、红外防盗报警系统、漏水智能感知系统、视频监控系统、消防灭火系统等。

档案馆现存档案共分为党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、产品、财会、外事、声像、实物等12大类。现库存以卷为单位的档案共计9200多卷，以件为单位的档案共计183000多件，实物档案共计980多件。档案馆采取常规收集和主动征集等形式，不断丰富学校档案和史料资源，充分发挥档案存史资政育人作用，服务广大师生校友。

档案馆始终坚持党管档案原则，勤勉务实，励精笃行，切实履行“为党管档，为国守史，为民服务”工作职责，紧紧围绕学校中心工作，积极强化档案基础业务能力，深入推进档案信息化建设，持续提升档案工作的法治化、规范化、科学化水平。荣获贺州市档案工作先进集体2次，多次被评为广西中区直企事业单位档案工作年度检查“优秀”单位。